UJIAN TENGAH SEMESTER TAHUN 2010 – 2011 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Dosen : Dr. Tahroni M.Pd Program Studi : Administrasi Pendidikan (Reguler) Soal 1 Berikan komentar anda tentang Sistem Informasi Pendidikan Nasional (Sidiknas) dikaji dari pendekatan Sistem Informasi berbasis komputer (Computer-based information system) Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi , sedangkan prinsip kerja dan basis dari Sistim Informasi itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang Sistim Informasi itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka Sistim Informasi itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya. Salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut dapat berupa sebuah Sistin Informasi, atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Kehadiran komputer dalam sistem informasi manajemen telah memberikan banyak kemudahan bagi manajer dalam melakukan kegiatannya. Dari hal-hal yang kecil, seperti memberikan informasi kepada pihak lain, mendokumentasikan file-file, menyimpan data-data, dan lain-lain hingga mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan. Secara prinsip, komputer dan perangkat keras (hardware) lain hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara operasional. Dalam perkembangannya, software (perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua jenis besar, yaitu: Software yang berisi perintah-perintah atau seperangkat instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware –disebut sebagai System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas, dan/atau fungsi bisnis tertentu – disebut sebagai Application Software Soal 2 Buatlah rancangan Sistem Informasi Manajemen yang menggambarkan tentang INPUT, PROSES dan OUTPUT dalam kegiatan persekolahan Jawab , Suatu Rancangan Sistem Informasi Managemen yang menggambarkan suatu Rancangan kegiatan di Sekolah atau dalam bidang pendidikan yang terdiri dari Input, Proses dan Output. Dimana Input terdiri dari bebrapa Sumber diantara ( Tenaga Pendidik dan Kependidikan, Siswa atau warga Belajar ) Yang bermaksud untuk menuntut ilmu di lembaga tersebut, Kemudian masuk kedalam Proses Pendidikan didalam proses pendidikan semua input terlibat dalam proses Pembelajaran Mulai dari peroses Pendidikan yang didukung oleh Tujuan atau prioritas, siswa / warga Belajar, Adanya Managemen ,Struktur , guru , Fasilitas , Teknologi serta semua yang diperlukan oleh proses pembelajaran. Sehingga menghasilkan Output yang diharapkan yaitu output yang memiliki budi pekerti yang luhhur, berkpribadian , mandiri maju, tangguh, cerdas kreatif, terampil, berdisiplin, memiliki etos kerja, profesional , bertanggung jawab dan Keimanan dan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa. Dengan Demikian Proses Pembelajaran Dapat Diagambarkan Dengan Diagram Sebagai Berikut : Belajar yta Soal 3 Salah satu resep pengambilan keputusan yang baik adalah 90% informasi dan 10% inspirasi. Dalam kontek ini informasi menjadi sangat dominan sehingga membutuhkan Manajemen Database yang handal. A. Pandangan umum tentang pengambilan keputusan Fred Luthans dalam bukunya Perilaku Organisasi menyebutkan bahwa pengambilan keputusan didefinisikan secara universal sebagai pemilihan alternatif. Pendapat yang senada diungkapkan oleh Chester Barnard dalam The Function of the Executive bahwa analisis komprehensif mengenai pengambilan keputusan disebutkan sebagai suatu “proses keputusan ... merupakan teknik untuk mempersempit pilihan”. Sementara dalam bahan ajar DR. Mohammad Abdul Mukhyi, SE., MM bahwa membuat keputusan adalah “ The process of choosing a course of action for dealing with a problem or opportunity ”.Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan erat kaitannya dengan pemilihan suatu alternatif untuk menyelesaikan atau memecahkan masalah serta memperoleh kesempatan.Herbert Simon, ahli teori keputusan dan organisasi mengonseptualisasikan tiga tahap utama dalam proses pengambilan keputusan yaitu : a. Aktivitas intelegensi yakni penelusuran kondisi lingkungan yang memerlukan pengambilan keputusan b. Aktivitas desain yakni terjadi tindakan penemuan, pengembangan dan analisis masalah c. Aktivitas memilih yakni memilih tindakan tertentu dari yang tersedia Pengambilan keputusan harus dilandasi oleh prosedur dan teknik serta didukung oleh informasi yang tepat (accurate), benar(reliable) dan tepat waktu (timeliness) Ada beberapa landasan yang digunakan dalam pengambilan keputusan yang sangat bergantung dari permasalahan itu sendiri. Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan yaitu : A. Intuisi Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaam memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisn ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.Keuntungan :-waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek-untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan ini akan memberikan kepuasan pada umumnya-kemampuan mengambil keputusan dari pengambil keputusan itu sangat berperan, dan itu perlu dimanfaatkan dengan baik.Kelemahan :-Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik B. PengalamanPengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini. C. FaktaPengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada. D. WewenangPengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannyaatau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Soal 4 Uraikan tentang pendekatan sistem dan aplikasinya dalam Sistem Informasi berdasarkan aspek analisis sistem, disain sistem, dan model Pendekatan Sistem Merupakan Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja. Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem Mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah = menyediakan orientasi sistem. Langkah : a. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem = menggunakan model sistem umum perusahaan. b. Mengenali sistem lingkungan = menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya. c. Mengidentifikasi subsistem perusahaan = subsistem sebagai bentuk area-area fungsional, tingkat-tingkat manajemen sebagai subsitem, arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem. GAMBAR CARA PEMECAHAN MASALAH PemecahanMasalah  Masalah :Suatukondisi yang memilikipotensiuntukmenimbulkankerugianataukeuntunganluarbiasa.  PemecahanMasalah :Tindakanmemberiresponterhadapmasalahuntukmengatasiakibatburuknyaataumemanfaatkanpeluangkeuntungan. Masalahtidakterstruktur = Manajer MasalahTerstrktur = Komputer Masalah Semi Terstruktur = Manajer&Komputer  Pentingnyapemecahanmasalahdidasarkanpadakonsekuensinyabukanjumlahwaktu.  Keputusan : Pemilihansuatustrategiatautindakan  PengambilanKeputusan:Tindakanmemilihstrategi/aksiyang manajeryakiniakanmemberikansolusitebaikatasmasalah. Soal 5 Berikan analisis tentang peranan SIM dalam pengambilan keputusan dalam bidang Pendidikan! Peranan SIM Dalam Pengambilan Keputusan Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu: Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi). Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan). C.Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif) D.Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya). Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing systems.